¿En qué consiste la  “gestión documental”?

De acuerdo a la norma ISO 15489, todas las organizaciones públicas y privadas deberían tener control de los documentos de archivo que producen e implementar un sistema de gestión documental.

La gestión documental comprende el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos tanto electrónicos como en papel dentro de una organización.

¿Qué garantiza el mantener en buen orden y control la documentación de una empresa?

• Trazabilidad y recuperación y de datos.
• Correcta identificación de los distintos documentos para asignar su periodo de retención (Retention Schedule) y fecha de destrucción de la manera más precisa.
• Ahorro en espacio y costes de almacenaje, al prescindir de documentos innecesarios o que se encuentran fuera de su periodo de conservación.

¿Qué actividades incluye la gestión de records llevada a cabo por MGM IS?

Documentación en papel o paper records:

• Identificación, clasificación e inventariado de los distintos records en planta, en base a las políticas de gestión documental de la misma.
• Etiquetado y archivado de toda la documentación de la planta.
• Empaquetado de esta documentación en cajas y palés para su envío.
• Creación del Archivo General de la documentación. Este archivo contiene la siguiente información sobre la documentación recopilada:
  • Localización exacta (lugar, pale, caja, carpeta) de toda la documentación.
  • Descripción de cada ítem asociado a cada departamento o división.
  • Fecha de la documentación.
• Período de Retención.
• Fecha de destrucción de la documentación para su posterior eliminación.

Documentación electrónica o electronic records

• Identificación de los datos electrónicos en los distintos sistemas, equipos y aplicaciones informáticas.
• Definición de la estrategia para la gestión de los records dependiendo del tipo de fichero y formato de éstos con el fin de poder acceder a ellos durante su periodo de retención:
• Copias de seguridad de ficheros (conversión y migración de datos).
• Creación de imágenes virtuales para los sistemas o equipos.