¿En qué consiste la “gestión documental”?
De acuerdo a la norma ISO 15489, todas las organizaciones públicas y privadas deberían tener control de los documentos de archivo que producen e implementar un sistema de gestión documental.
La gestión documental comprende el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos tanto electrónicos como en papel dentro de una organización.
¿Qué garantiza el mantener en buen orden y control la documentación de una empresa?
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Trazabilidad y recuperación y de datos.
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Correcta identificación de los distintos documentos para asignar su periodo de retención (Retention Schedule) y fecha de destrucción de la manera más precisa.
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Ahorro en espacio y costes de almacenaje, al prescindir de documentos innecesarios o que se encuentran fuera de su periodo de conservación.
¿Qué actividades incluye la gestión de records llevada a cabo por MGM IS?
Documentación en papel o paper records:
- Identificación, clasificación e inventariado de los distintos records en planta, en base a las políticas de gestión documental de la misma.
- Etiquetado y archivado de toda la documentación de la planta.
- Empaquetado de esta documentación en cajas y palés para su envío.
- Creación del Archivo General de la documentación. Este archivo contiene la siguiente información sobre la documentación recopilada:
- Localización exacta (lugar, pale, caja, carpeta) de toda la documentación.
- Descripción de cada ítem asociado a cada departamento o división.
- Fecha de la documentación.
- Período de Retención.
- Fecha de destrucción de la documentación para su posterior eliminación.
Documentación electrónica o electronic records
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Identificación de los datos electrónicos en los distintos sistemas, equipos y aplicaciones informáticas.
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Definición de la estrategia para la gestión de los records dependiendo del tipo de fichero y formato de éstos con el fin de poder acceder a ellos durante su periodo de retención:
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Copias de seguridad de ficheros (conversión y migración de datos).
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Creación de imágenes virtuales para los sistemas o equipos.